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Documentos
Documentos Vigentes
El módulo de Documentos Vigentes aparecerán todos los documentos que tengan al menos una versión publicada.
Cualquier usuario con acceso a la aplicación puede ingresar a este módulo. De esta forma se asegura la disponibilidad y el uso idóneo de los documentos en toda la organización.
Los documentos que tengan menos de 5 días de publicado aparecerán con un cartel de Nuevo a la izquierda del título.
Al hacer click sobre el botón mostrar, se desplegará una nueva pantalla donde se mostrará la vista previa del documento (si lo posee) y el detalle del mismo.
Si el usuario tiene un rol con el permiso Imprimir documentos, se mostrará al lado del botón Mostrar un botón con el ícono de una impresora. Al hacer click sobre este botón se imprimirá el archivo del documento.
A la fecha en que se redactó esta documentación (abril del 2018), la impresión directa está disponible solamente en el navegador Chrome. Otros navegadores mostrarán el archivo en línea para luego imprimirlo.
Gestión de Documentos
El módulo de Gestión de Documentos es donde se define el control de los documentos.
A diferencia de Documento Vigentes, a este módulo solamente pueden acceder los usuarios que tengan asignado un rol con el permiso Ver Documentos.
El botón Nuevo Documento se mostrará solamente a los usuarios que tengan un rol asignado con el permiso Crear Documentos.
Nuevo documento
Al hacer click en Nuevo Documento, el sistema nos llevará a la pantalla para ingresar el detalle un documento nuevo.
Todos los datos son obligatorios, excepto aquellos con la leyenda Opcional.
Si el tipo de documento que elijamos está configurado para generar el código automáticamente, se deshabilitará el campo Código (ver
El responsable del documento será el único usuario, junto con el administrador, que podrá modificar el detalle del documento, subir una nueva versión o eliminar el documento.
Nueva versión de documento
Una vez que hayamos completado el detalle del documento y lo hayamos guardado, el sistema nos llevará a la pantalla para crear una nueva versión (en nuestro caso, la primera versión) del documento.
Si no se desea crear una nueva versión en ese momento, no es obligatorio. El documento quedará como "No tiene versión vigente" y se podrá acceder a la creación de una nueva versión en cualquier momento desde la vista del documento haciendo click en el botón Crear Nueva Versión.
Al crear una nueva versión se pueden dar varios casos dependiendo de cómo esté configurado el tipo de documentos que hayamos elegido:
Tipo de documento con archivo y versionado automático
En este tipo de documento debemos subir un archivo obligatoriamente.
Tipo de documento sin archivo y con versionado manual
En este tipo de documento debemos ingresar la versión que vamos a crear obligatoriamente.
En todos los casos debemos completar obligatoriamente los cambios que se realizaron a la versión. Como en este caso es la primera versión, el sistema nos dará una mano y completará automáticamente el campo con el texto "Primera versión".
Descargar archivo de documento
Los usuarios que tengan un rol con el permiso Descargar documento, podrán descargar el archivo original de la versión vigente. Para ello, deben hacer click en el botón Descargar original de la Vista de Documento.
Documentos Pendientes
En el módulo de Documentos Pendientes, aparecerán todas las versiones que estén en un estado del que seamos responsable.
Una vez que creamos una nueva versión, comenzará el workflow de aprobación y dicha versión tendrá como estado inicial "Borrador".
Para cambiar el estado de la versión, debemos hacer click en el botón de Cambiar Estado que nos llevará a la pantalla de Cambio de Estado y, dependiendo el tipo de documento, nos mostrará alguna de las siguientes pantallas:
Tipo de documento con archivo y versión automática
En esta pantalla:
- Podemos modificar el detalle de los cambios realizados.
- Si el botón de Vista Previa está disponible, podemos ver, de forma rápida y sin descargar, el archivo subido.
- Podemos descargar el archivo original en nuestra PC y realizar modificaciones sobre el mismo si fuera necesario.
- Si descargamos el archivo para realizarle modificaciones, podemos subirlo eligiendo la opción Subir un archivo nuevo y reemplazar el original.
- El sistema creará automáticamente una versión PDF si el archivo adjunto es de tipo DOC, DOCX u ODT (archivos Microsoft Word u OpenOffice).
Tipo de documento sin archivo y versión manual
En esta pantalla:
- Podemos modificar la versión.
- Podemos modificar el detalle de los cambios realizados.
Independientemente del tipo de documento, para publicar una versión, se debe completar el siguiente workflow:
El responsable de cada transición (cambiar de un estado a otro) está dado por la siguiente tabla:
| Transición | Responsable | Nuevo estado |
|---|---|---|
| Publicar borrador | Administrador o Responsable + Revisor + Aprobador | Publicado |
| Enviar borrador a revisión | Administrador o Responsable | En revisión |
| Enviar borrador a aprobación | Administrador o Responsable + Revisor | En aprobación |
| Enviar a aprobación | Administrador o Revisor | En aprobación |
| Rechazar revisión | Administrador o Revisor | Rechazado |
| Publicar | Administrador o Aprobador | Publicado |
| Rechazar aprobación | Administrador o Aprobador | Rechazado |
| Enviar rechazado a revisión | Administrador o Responsable | En revisión |
| Enviar rechazado a aprobación | Administrador o Responsable + Revisor | En aprobación |
Por ejemplo, con la siguiente detalle de documento:
Se habilitarán las siguientes transiciones
Para realizar una transición debemos completar **obligatoriamente **el campo Comentarios.
Al finalizar la transición, se le avisará por correo al responsable del siguiente estado que tiene un documento pendiente.
A la derecha de la pantalla de cambio de estado, se puede observar el historial de transiciones.
Una vez que se haya completado el workflow, el documento pasará a publicado y estará disponible desde el módulo Documento Vigentes.
En la pestaña Versiones de la vista de documentos, tendremos acceso a todas las versiones tanto en elaboración como publicadas como archivadas (obsoletas) del documento.
Si hacemos click sobre el botón Mostrar, podremos ver tanto el detalle de la versión y como el historial de transiciones.
Si somos responsable del documento y la versión tiene un archivo adjunto, también podremos descargar el archivo original o, si es de tipo DOC, DOCX u ODT, la vista previa en PDF para imprimir y distribuir.
Tipos de documentos
En este módulo definiremos los distintos tipos de documentos que existen en nuestro sistema de gestión.
El usuario deberá tener un rol con el permiso Ver tipos de documentos para acceder y el botón de Nuevo tipo de documento se mostrará si el usuario tiene un rol con el permiso Crear tipos de documentos.
Es muy importante configurar correctamente el tipo de documento porque afectará la forma en que se crea una nueva versión de documentos (ver Gestión de documentos, Nueva versión de documentos).
Si se selecciona generación de código Automática, al crear un nuevo documento, el sistema se encargará de crear el código por nosotros. Para crear el código usará los datos Prefijo y Próximo número.
Con este ejemplo, la próxima vez que creemos un documento tendrá el código PR-25.
Si seleccionamos generación de código Manual, al crear un nuevo documento, el usuario será responsable de ingresar el código manualmente. Por este motivo los campos Prefijo y Próximo número aparecerán deshabilitados.
Cabe destacar que el ingreso del código en este tipo de documentos es totalmente opcional. Por ejemplo, la Norma ISO es un documento externo que no tiene código.
Si seleccionamos versionado Automático, al crear una nueva versión, el sistema generará un número que se incrementará de a 1 empezando desde el número 1 para identificar la versión.
Si seleccionamos versionado Manual, al crear una nueva versión, el usuario deberá proporcionar obligatoriamente el número de versión.
Si seleccionamos que requiere archivo, al crear una nueva versión, el usuario deberá obligatoriamente subir un archivo adjunto. En caso contrario, no se pedirá subir ningún archivo.